Venerdì 15 Dicembre 2017
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Decertificazione

Semplificazione – Decertificazione

Al fine di favorire la corretta applicazione della più recente disciplina in materia di semplificazione e la completa decertificazione nei rapporti tra P.A. e cittadini, si ritiene utile fornire in questo apposito spazio una panoramica della normativa vigente in materia, corredata da direttive, circolari, note esplicative del Ministero per la P.A. e la semplificazione e del MIUR.

faqsulle principali questioni in ordine alla decertificazione

AMMINISTRAZIONE PROCEDENTE è l’Amministrazione che, nei rapporti con l’utenza, riceve le dichiarazioni sostitutive o provvede agli accertamenti d’ufficio ai sensi dell’art. 43 DPR 445/2000.
AMMINISTRAZIONE CERTIFICANTE: è l’amministrazione che detiene nei propri archivi le informazioni, i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive o richieste direttamente dall’Amministrazione procedente.
Le amministrazioni pubbliche sono tenute ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle pubbliche amministrazioni previa indicazione, da parte dell’interessato degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare le dichiarazioni sostitutive dell’interessato.

  • a) data e il luogo di nascita;
  • b) residenza;
  • c) cittadinanza;
  • d) godimento dei diritti civili e politici;
  • e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
  • f) stato di famiglia;
  • g) esistenza in vita;
  • h) nascita  del  figlio,  decesso del coniuge, dell’ascendente o discendente;
  • i)  iscrizione   in   albi,   in  elenchi  tenuti  da  pubbliche amministrazioni;
  • l)  appartenenza a ordini professionali;
  • m) titolo di studio, esami sostenuti;
  • n)  qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di  abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
  • o) situazione  reddituale  o  economica  anche  ai  fini  della concessione   dei  benefici  di  qualsiasi  tipo  previsti  da  leggi speciali;
  • p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l’indicazione dell’ammontare corrisposto;
  • q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell’archivio dell’anagrafe tributaria;
  • r) stato di disoccupazione;
  • s) qualita’ di pensionato e categoria di pensione;
  • t) qualita’ di studente;
  • u) qualita’ di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
  • v) iscrizione  presso  associazioni  o  formazioni  sociali  di qualsiasi tipo;
  • z) tutte  le  situazioni relative all’adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
  • aa)  di  non  aver  riportato  condanne  penali  e  di non essere destinatario  di  provvedimenti  che  riguardano l’applicazione di misure  di  sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa; (lettera così modificata dall’art. 49, d.P.R. n. 313/2002)
  • bb)  di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
  • bb-bis di non essere l’ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231; (lettera introdotta dall’articolo 49 del d.P.R. n. 313 del 2002).
  • cc) qualita’ di vivenza a carico;
  • dd)  tutti i dati a diretta conoscenza dell’interessato contenuti nei registri dello stato civile;
  • ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.La dichiarazione sostitutiva di certificazione è un documento sottoscritto dall’interessato, prodotto in sostituzione dei certificati.L’art. 46 del DPR 445/2000 prevede, in dettaglio, che sono comprovati con dichiarazioni, anche   contestuali all’istanza, sottoscritte dall’interessato e prodotte in sostituzione delle normali  certificazioni i seguenti stati, qualita’ personali e fatti: 
I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio (art. 2, comma 3, Legge 127/97).
Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà per i casi suindicati dagli artt. 2 e 4 della Legge 15/68 hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 6, comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).
Per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare per le iscrizioni nelle scuole e università;

  • Per i certificati, gli estratti e gli attestati da presentare, a qualsiasi titolo, negli uffici della motorizzazione civile;
  • Per i certificati e gli estratti ricavabili dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai comuni per i procedimenti di loro competenza (art. 1, comma 2,
    Decreto del Presidente della Repubblica n. 403/98).
L’autocertificazione non è ammessa per i certificati:

  • medici;
  • sanitari;
  • veterinari;
  • di origine;
  • di conformità all’Ue;
  • marchi;
  • brevetti(art. 10, comma 1, Decreto del Presidente della Repubblica 403/98).I certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche per pratica di attività sportiva non agonistica sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica rilasciato dal medico di base con validità di un intero anno scolastico (art. 10, comma 2, DPR n. 403/98).
Le amministrazioni hanno l’obbligo di accettare la dichiarazione sostitutiva fornita dall’interessato.
L’interessato, ha l’obbligo di indicare tutti gli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti e le amministrazioni sono tenute ad acquisire d’ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive, nonché tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle stesse.
Per garantire gli opportuni accertamenti d’ufficio, le amministrazioni sono tenute ad individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti /riceventi.
La normativa prevede precise responsabilità in materia di accertamento d’ufficio e di esecuzione dei controlli.
Le amministrazioni certificanti sono tenute ad individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti (art. 72, comma 1) nonché per la predisposizione delle convenzioni per l’accesso ai dati di cui all´art. 58 del D.Lgs. n. 82/2005) (1) (Direttiva Min. P.A., n. 14/2011).Nella scuola il responsabile primo è il dirigente scolastico. E’ opportuno che deleghi il Direttore dei Servizi Generali Amministrativi o un Assistente Amministrativo costituendo eventualmente un apposito ufficio per il disbrigo di tutti gli affari di cui sopra. La persona così individuata sarà quindi la persona materialmente responsabile.
Se l’Amministrazione non effettua e non pianifica controlli, sia a campione che puntuali, di fronte a una dichiarazione risultante successivamente falsa  si integrano responsabilità disciplinari e anche penali  (omissione di atti d’ufficio).
Le pubbliche amministrazioni e i loro dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni responsabilità per gli atti emanati, quando l’emanazione sia conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti dati non più rispondenti a verità, prodotti dall’interessato o da terzi. (art. 73)
Qualora le dichiarazioni di cui agli artt. 46 e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità e l’interessato è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito. (art. 71 c.3)
Fermo restando quanto previsto dall’articolo 76, qualora dal controllo di cui all’art. 71 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera. (art. 75)
Solo se l’Amministrazione non effettua e non pianifica controlli, sia a campione che puntuali, di fronte a una dichiarazione risultante successivamente falsa si integrano responsabilità disciplinare e anche penale (omissione di atti d’ufficio).
Ogni certificazione richiesta dai privati è assoggettata all’imposta di bollo fin dall’origine (artt 1 e 4 della Tariffa – allegato A- approvata con DM 20.8.1992), a meno che non siano previste specifiche esenzioni dalla legge e cioè in particolare dalla Tab. allegato B  al DPR 642/72 o da altre leggi speciali.
In caso di evasione dell’imposta si ha responsabilità solidale fra chi emette il certificato e chi lo riceve.
Per i seguenti documenti è prevista espressamente una esenzione dell’imposta di bollo:

  • gli atti e i documenti necessari per l’ammissione, per la frequenza, per gli esami nella scuola dell’infanzia, nella scuola primaria e nella scuola secondaria di primo e di secondo grado,
  • le pagelle, gli attestati e i diplomi rilasciati dalle scuole medesime,
  • le domande e i documenti per il conseguimento di borse di studio nonché per ottenere l’esonero totale o parziale dal pagamento delle tasse scolastiche (D.P.R. 642/1972, TAB. B, art. 11 e L. 405/1990, art. 7, co. 5);

    Sono esentati inoltre i duplicati di atti e documenti rilasciati dalla pubblica amministrazione quando gli originali sono andati smarriti; i certificati, e le relative domande, rilasciati nell’interesse delle persone non abbienti per i documenti relativi alle domande per il conseguimento di sussidi o per l’ammissione in istituti di beneficenza (D.P.R 642/1972, TAB. B, art. 8).Le dichiarazioni sostitutive ex art. 46 e 47 sono esenti da bollo (art. 37 dpr 445/2000).In  tutti gli altri casi, ivi inclusi i certificati della PA da utilizzare nei rapporti tra privati, l’imposta di bollo è dovuta.

Le amministrazioni procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 46 e 47.
I controlli riguardanti dichiarazioni sostitutive di certificazione sono effettuati dall’amministrazione procedente con le modalità di cui all’art. 43 consultando direttamente gli archivi dell’amministrazione certificante ovvero richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.

  • Qualora le dichiarazioni di cui agli artt. 46 e 47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili d’ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a ricevere la documentazione dà notizia all’interessato di tale irregolarità.
  • Questi è tenuto alla regolarizzazione o al completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non ha seguito.
  • Qualora il controllo riguardi dichiarazioni sostitutive presentate dai privati, l’amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione, previa definizione di appositi accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche attraverso l’uso di strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da essa custoditi.
I controlli devono essere trasparenti e tempestivi.  Possono essere:

  • campione:  effettuati su un numero determinato di dichiarazioni, rilevate in percentuale sul numero dei procedimenti complessivi avviati.  Tale numero va determinato e dichiarato a priori dall’Amministrazione.   Può essere realizzato tramite il sorteggio di una quota minima delle dichiarazioni sostitutive (stabilita nel regolamento) in ciascun settore/procedimento.
  • Puntuali:  tesi cioè a verificare la correttezza delle dichiarazioni prodotte per uno specifico caso. Questi sono  possibili solo se nell´istruttoria dell´istanza e delle certificazioni allegate emergono evidenti elementi di discrepanze, incertezze o contraddizioni.Una volta definita e fissata nel regolamento la periodicità dei controlli, è opportuno tenere un registro per i controlli a campione e per quelli puntuali. In tale registro devono essere riportati, con precisione, i seguenti punti fondamentali: data, oggetto, mittente, amministrazione certificante, esito del controllo.

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